Präanalytik & Probenannahme

Grundsätzlich gilt, dass die Anforderung von Laboranalysen den Charakter einer ärztlichen Verordnung hat und deshalb schriftlich oder elektronisch zu dokumentieren ist. Der anfordernde Arzt trägt die Verantwortung dafür, dass die Untersuchung notwendig und für den Patienten zuträglich ist.

Aus Gründen des Datenschutzes werden nur so viele persönliche Daten erfasst, wie sie für den betreffenden Zweck angemessen und relevant sind. Der Untersuchungsantrag sollte unabhängig davon, ob er elektronisch oder papiergestützt erfolgt, alle erforderlichen Stammdaten beinhalten. Die Stammdaten des Patienten zur Identifikation umfassen mindestens folgende Angaben: Name, Vorname, Geschlecht und Geburtsdatum.

Neben den patientenspezifischen Daten müssen auch folgende Einsenderangaben vorliegen:

• Klinik,
• Station bzw. Abteilung,
• Datum und Uhrzeit der Entnahme
• Im Einzelfall ist es erforderlich Informationen zu klinischen Daten dem Labor mitzuteilen. Hierfür stehen Freifelder für die Angabe von Diagnose, Fragestellung bzw. Indikation zur Verfügung.

Beispiele für weitere wichtige Angaben sind:

• Blutgasanalysen: die Körpertemperatur;
• Hormonanalytik: der Zyklustag, die Schwangerschaftswoche;
• Blutgruppenserologie: Immunprophylaxe, Schwangerschaften, Medikamente;
• Therapeutisches Drug Monitoring: Körpergröße, Körpergewicht, Dosis, Zeitpunkt letzte Dosis;
• Toxikologie: Zustand des Patienten, klinische Feststellungen, begonnene Therapie einschließlich gegebende Medikamente, verdächtigte Substanz auf Grund von Funden oder klinischen Symptomen;
• Stimulations- Funktionsteste: Zeitpunkt vor und nach Gabe.

Um das korrekte Einlesen des elektronisch lesbaren Anforderungsscheins zu ermöglichen, bitten wir Sie:

• handschriftliche Eintragungen nur in den dafür vorgesehenen Feldern vorzunehmen.
• den Auftragsschein nicht zu knicken oder zu falten.
• Barcode-Etiketten sorgfältig in die dafür vorgesehenen Felder zu kleben.
• Untersuchungsanträge  für unsere Fachbereiche stehen unter Formulare / Download zur Verfügung.

Für ein beratendes Gespräch stehen Ihnen unsere Mitarbeiter gern zur Verfügung. Überweisungsscheine sind zusätzlich mit kassenärztlichen Stempel und Unterschrift zu versehen. Zusätzlich gelten die EBM-Richtlinien. Bei Privatpatienten und IGEL-Untersuchungen ist für die Rechnungszustellung unbedingt die vollständige Postanschrift anzugeben.

Mit der Auftragserstellung erfolgt gleichzeitig die Zuordnung der Dringlichkeit (Notfall oder Routineanforderung).

Generell ist darauf zu achten, dass Notfall- und Routineanforderungen in getrennten Aufträgen erfolgen. Eine Vermischung beider Dringlichkeiten führt zu erheblichen Verzögerungen der Notfallanalysen und ist deshalb zu vermeiden.

Das zur Verfügung stehende Analysenspektrum sowie detaillierte Informationen dazu, können Sie unserem Leistungsverzeichnis entnehmen.

Analyte, die nicht Bestandteil des Leistungsverzeichnisses sind, können jederzeit durch uns versendet werden.

Bitte klären Sie vorab Hinweise zur Abnahme oder Transportbedingungen direkt mit dem Labor ab.

Für die Durchführung einer molekulardiagnostischen bzw. chromosomalen Untersuchung ist dem Untersuchungsantrag eine Einverständniserklärung des Patienten bzw. seines gesetzlichen Vertreters beizufügen. Entsprechende Vordrucke befinden sich auf unserer Homepage unter Service/Formulare zum Downloaden.

Intranet Charité: ärztlicher Dienst/Labor/Infoseite zu den Parametern und Referenzwerten/Fremdversand

Intranet Vivantes: Materialien/Organisationshandbuch/Regelungen/Medizin/Labor Berlin oder Formulare/Medizin/Labor Berlin

Über den Antrag entscheidet die Standortleiterin des Zentrallabors/Leiter der Diagnostik/ Diensthabende.

Parameter, die nicht von Labor Berlin angeboten und durchgeführt werden, werden routinemäßig an ein Fremdlabor weiter versendet.

Der Versand Ihres Probenmaterials wird im Labor mit Datum/Uhrzeit und Bearbeiter nachvollziehbar dokumentiert.

Mit offenen Fragen zum Versand können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Analysen  in Unterauftragsvergabe sind im Leistungsverzeichnis sowie auf dem Befund gekennzeichnet.

Die Unterauftragnehmer werden nach festgelegten Qualitätskriterien ausgewählt und regelmäßig hinsichtlich ihrer Dienstleistung überprüft. Zu den Kriterien gehören:

• Nachweis der Qualität
• Nachweis der erfolgreichen Ringversuchsteilnahme des vergangenen Jahres für die jeweils beabsichtigte Fremdbestimmung
• Kopie des Zertifikats bzw. der Akkreditierungsurkunde des Fremdlabors
• Standort des Fremdlabors
• schnelle Erreichbarkeit
• wirtschaftlicher Transport
• Preis-/ Leistungsverhältnis für die jeweils beabsichtigte Fremdbestimmung
• rasche Verfügbarkeit der Befunde (Bearbeitungszeit, Standleitung möglich)
• Bereitschaft zur Beratung der Kliniker (Befundinterpretationen)

Die Laboratorien, mit denen entsprechende Kooperationsvereinbarungen getroffen werden und die dorthin vergebenden Untersuchungsverfahren sind gelistet. Grundsätzlich verpflichtet sich der Unterauftragnehmer zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Einhaltung der Bestimmungen zum Datenschutz.

Auf Wunsch können die aktuellen Unterauftragsnehmer im Labor erfragt werden.

Bei unvollständiger Auftragserteilung werden Sie von unseren Mitarbeitern telefonisch informiert. Ist innerhalb einer Schicht keine Klärung erfolgt, so erhalten Sie eine schriftliche Benachrichtigung, um Sie über fehlende Informationen Ihrer Einsendung in Kenntnis zu setzen.

Bitte beachten Sie diese Informationen, da wir Ihre Probe nur zeitlich begrenzt (probenabhängig) als „ungeklärt“ aufheben werden.

Das Labor behält sich vor, Proben bei denen keine eindeutige Identität gesichert ist, abzulehnen.

Wenn das Untersuchungsmaterial einem Patienten nicht zweifelsfrei zuzuordnen ist, aber das Untersuchungsmaterial nicht wiedergewonnen werden kann oder bei kritischem Zustand des Patienten gewonnen wurde, wird nach Rücksprache mit dem Einsender im Labor entschieden, ob die angeforderten Untersuchungen dennoch durchgeführt werden. Das Ergebnis der Absprache ist im Befund zu dokumentieren.

Weitere Ablehnungsgründe können sein:

• Auf die Probe bezogen: Probe zu alt, hämolytisch, geronnen, falsches oder zu wenig Material, falsches Mischungsverhältnis bei Citratblut;
• Auf den Transport bezogen: Transportbedingungen inkorrekt, Probe nicht für Transport geeignet, Röhrchen zerbrochen;
• Auf die Analytik bezogen (Untersuchungen aus Probenmaterial abweichend vom Leistungsverzeichnis, Zeitüberschreitung der Nachmeldemöglichkeit bei bestimmten Analyten);
• HIV-Diagnostik: Es werden keine Nachforderungen von HIV-Untersuchungen aus Materialien, das für andere Analysen eingesandt wurde, entgegen genommen. Es muss generell neues Probenmaterial eingesandt werden;
• Das Vorliegen der Einverständniserklärung bei gendiagnostischen Anforderungen fehlt.

Die Probenlagerung und -stabilität sind  ein komplexes Gebiete auf das externe Einflüsse (z. B. Temperatur, Reagenzien, Probengefäße, Stabilisatoren, Licht etc.) oder kurze Halbwertzeiten eines Analyten (z.B. Werteanstieg bei Homocystein oder Werteabfall bei Glucose), einen entscheidenden Einfluss haben.

Die entstehenden Verfälschungen können erheblich sein und zu Fehldiagnosen führen.

Daraus resultieren folgende Hinweise:

• Proben so schnell wie möglich ins Labor senden, Transportzeiten beachten;
• Proben bis zum Weitertransport an einem dunklen Platz bei Zimmertemperatur lagern. Dabei starke Temperaturschwankungen vermeiden;
• Proben aufrecht stehend transportieren;
• Präanalytische Hinweise beachten, wie z.B. Homocystein-Untersuchungen bitte sofort  gekühlt ans Labor senden, da die Probe umgehend zentrifugiert werden muss!
• Blutkulturflaschen durch den Einsatz von Versandhülsen bruchsicher  transportieren.

Ein beauftragter Transportdienst gewährleistet nach Vereinbarung den fachgerechten Transport der Untersuchungsproben in die einzelnen Labore.

Die Dauer des Probentransports wird dokumentiert und in regelmäßigen Abständen bewertet.

Alle Proben werden, den „Biologischen Stoffen der Kategorie B“ zugeordnet und grundsätzlich als infektiös betrachtet. Daraus leiten sich die anzuwendenden Vorschriften (u.a. Verpackungsanweisung/P650) für Verpackung und Kennzeichnung ab:

• Die Probe (Primärgefäß).
• Eine sichere und praktische Sekundärverpackung (z.B. Versandhülse oder reißfester Folienbeutel) mit saugfähigem Material.
• Eine feste Außenverpackung (z.B. Kunststoffbox, Transportbox oder Versandtasche).
• Die Einsendung von Untersuchungsproben ist auch über den Postweg möglich. Hierzu gelten die Zusatzbedingungen der Deutschen Post AG.

Nicht zugelassen zum Postversand sind:

• Ansteckungsgefährliche Stoffe jeglicher Art der Kategorie A (z.B. Lassa)
• Patientenproben und mikrobiologische Kulturen der Kategorie B,
• Risikogruppe 3 (HIV, Hepatitis, TBC usw.)

Müssen Proben gefroren transportiert werden, empfiehlt es sich, die Transportbehältnisse vorzufrieren. Dafür die Versandbehälter im Tiefkühler (ca.-20°C) einfrieren. Um Qualitätsverluste zu vermeiden, muss die Probe für den Versand vollständig durchgefroren sein. Unmittelbar vor dem Transport die tiefgekühlte Probe in das tiefgefrorene Transportbehältnis stecken.

Im Anschluss wird für den Transport zum Schutz vor Temperaturverlust das Transportbehältnis in ein Styroporbehälter getan und so transportiert.

Transportbedingte präanalytische Effekte auf die Untersuchungsergebnisse lassen sich unter bestimmten Bedingungen minimieren. Für einen schonenden Rohrposttransport müssen die Probengefäße in der Kartusche mit einem Schaumstoffstopfen fixiert werden.

Sollten Proben ungepolstert versendet werden, kann dies zu klinisch relevanten Verfälschungen der Ergebnisse  führen. Insbesondere Betroffen sind Kalium, Phosphat, NSE, LDH und Blutbilder (Thrombozyten).

Generell vom Transport mit der Rohrpost ausgeschlossen sind:

• Liquor
• Citratplasma für die Spezialgerinnung
• Thrombozytenfunktionsteste
• Blutkulturen
• Neurochirugische Biopsien
• Proben für cytologische Untersuchungen (z.B. Bronchiallavage)
• Nicht flüssigkeitsdichte Probenbehältnisse